Niezapłacona faktura od zagranicznego kontrahenta – co zrobić?

Niezapłacona faktura zagraniczna wymaga szybkiej reakcji, ponieważ wraz z upływem czasu odzyskanie pieniędzy może stać się trudniejsze. Gdy zagraniczny kontrahent nie płaci, należy najpierw ustalić przyczynę opóźnienia, zebrać dokumenty potwierdzające należność i sprawdzić sytuację dłużnika.Jeśli kontakti wezwanie do zapłaty nie przyniosą rezultatu, można przejść do windykacji polubownej, a następnie – jeśli będzie to konieczne – postępowania sądowego i egzekucji. W przypadku firmy z Unii Europejskiej dostępne są również procedury ułatwiające transgraniczne dochodzenie roszczeń.

Niezapłacona faktura zagraniczna – od czego zacząć?

Brak przelewu nie zawsze świadczy o niewypłacalności firmy. Powodem może być błąd księgowy, nieprawidłowość na fakturze, ale także problemy finansowe lub spór dotyczący wykonania umowy. W pierwszej kolejności warto więc ustalić, czy dokument został otrzymany, czy kontrahent kwestionuje należność i kiedy deklaruje zapłatę.Jeżeli podaje konkretny termin, dobrze uzyskać jego potwierdzenie e-mailem.

Równocześnie należy przygotować dokumentację, która może być potrzebna przy dochodzeniu należności od zagranicznych kontrahentów. W zależności od transakcji będą to przede wszystkim:

• faktura, umowa, zamówienie lub zaakceptowana oferta,
• dokumenty WZ, CMR, protokoły odbioru i potwierdzenia dostawy,
• dowody wykonania usługi,
• korespondencja dotycząca należności,
• wiadomości, w których dłużnik potwierdza zadłużenie lub prosi o przesunięcie terminu płatności.

Warto też sprawdzić aktualne dane rejestrowe firmy oraz informacje o ewentualnej likwidacji, restrukturyzacji czy upadłości. Pozwala to ocenić, czy dalsze odzyskiwanie należności zagranicznych ma realne szanse powodzenia.

Wezwanie do zapłaty i windykacja zagraniczna

Jeśli zwykłe przypomnienia nie działają, kolejnym krokiem powinno być formalne wezwanie do zapłaty. Należy podać w nim kwotę zadłużenia, numerfaktury, pierwotny i dodatkowy termin płatności, numer rachunku oraz konsekwencje dalszego braku zapłaty. Przy zagranicznym dłużniku dokument powinien być zrozumiały dla odbiorcy, np. sporządzony w języku używanym wcześniej przez strony.

Windykacja zagraniczna nie musi jednak od razu oznaczać procesu.Jeżeli dłużnik uznaje zobowiązanie i pozostaje w kontakcie, można rozważyć:

• zawarcie ugody,
• ustalenie harmonogramu spłat,
• częściową natychmiastową płatność,
• mediację lub negocjacje.

Droga sądowa staje się bardziej uzasadniona, gdy kontrahent zerwał kontakt, kwestionuje wcześniej zaakceptowaną należność, nie dotrzymuje kolejnych ustaleń albo istnieje ryzyko przedawnienia.

Jak odzyskać pieniądze od kontrahenta z zagranicy na drodze sądowej?

Przed wniesieniem pozwu trzeba ustalić, którego państwa sąd może rozpoznać sprawę. Znaczenie mogą mieć m.in. siedziba dłużnika, miejsce wykonania usługi lub dostarczenia towaru oraz zapisy umowy dotyczące właściwości sądu.

Osobną kwestią jest prawo właściwe dla kontraktu. Nie zawsze będzie nim prawo państwa, w którym złożono pozew. W relacjach na obszarze UE strony mogą wskazać prawo właściwe w umowie, a jeślitego nie zrobiły, zastosowanie znajdują odpowiednie reguły, m.in. wynikające z rozporządzenia Rzym I.

Windykacja w UE – z jakich procedur można skorzystać?

Windykacja w UE może być łatwiejsza dzięki instrumentom przeznaczonym do spraw transgranicznych.

Europejski Nakaz Zapłaty

Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ) to uproszczone postępowanie sądowe dotyczące wymagalnych roszczeń pieniężnych w sprawach transgranicznych. Może znaleźć zastosowanie np. wtedy, gdy firma odebrała zamówiony towar i nie kwestionuje faktury, ale nadal jej nie opłaciła. Dłużnik ma 30 dni od doręczenia nakazu na wniesienie sprzeciwu. Procedura nie ma zastosowania w Danii.

Drobne roszczenia i zabezpieczenie rachunku

Przy roszczeniach do 5000 euro można rozważyć europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń. Przed jego rozpoczęciem warto jednak porównać wartość długu z kosztami postępowania,tłumaczeń i ewentualnej egzekucji.

Jeśli natomiastistnieje ryzyko, że dłużnik usunie środki z rachunku, w określonych przypadkach pomocny może być Europejski Nakaz Zabezpieczenia na Rachunku Bankowym. Umożliwia on zabezpieczenie określonej kwoty na rachunku dłużnika w innym państwie UE.

Jak wygląda egzekucja należności za granicą?

Wygrana w sądzie nie oznacza automatycznego otrzymania pieniędzy.Jeśli dłużnik zagraniczny nie płacitakże po wydaniu orzeczenia, konieczna może być egzekucja w państwie, w którym znajduje się jego majątek. W UE obowiązują mechanizmy ułatwiające wykonywanie orzeczeń pomiędzy państwami członkowskimi, jednak sama egzekucja przebiega według lokalnych przepisów.

Sytuacja jest bardziej złożona w przypadku firm spoza UE. Trzeba wówczas sprawdzić m.in. właściwe umowy międzynarodowe oraz zasady uznawania i wykonywania zagranicznych orzeczeń w konkretnym państwie. Nie istnieje jedna procedura obejmująca wszystkie kraje.

Przedawnienie długu zagranicznego – nie warto zwlekać

Nie ma jednego terminu przedawnienia obowiązującego dla każdejfaktury zagranicznej. Może on zależeć m.in. od prawa właściwego i rodzaju zawartej umowy. Przedawnienie nie oznacza automatycznego zniknięcia długu, ale może umożliwić dłużnikowi uchylenie się od jego zapłaty po podniesieniu odpowiedniego zarzutu. Dlatego w przypadku starszych należnościtermin przedawnienia należy ustalić możliwie szybko.

Niezapłacona faktura od zagranicznego kontrahenta – szybka reakcja zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy

Dochodzenie należności od zagranicznych kontrahentów powinno rozpocząć się od kontaktu z dłużnikiem, zabezpieczenia dokumentacji i sprawdzenia jego sytuacji.Jeżeli działania polubowne zawodzą, dalsza droga zależy m.in. od kraju kontrahenta,treści umowy i charakteru roszczenia. W przypadku firm z UE wierzyciel może dodatkowo skorzystać z procedur ułatwiających transgraniczne dochodzenie zapłaty. Szybkie dobranie właściwej strategii zwiększa szansę, że niezapłacona faktura nie zakończy się trwałą stratą dla przedsiębiorstwa.